Privacybeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Vastly BV, met maatschappelijke zetel te Carnotstraat 105/602, 2060 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 1037.752.916, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven persoonsgegevens van de Klant. U kunt ons voor alle privacygerelateerde vragen bereiken via info@vastly.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij de volgende gegevens van u als Klant:

Account- en bedrijfsgegevens: naam, naam van de vennootschap, ondernemingsnummer, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer.

Financiële gegevens: facturatiegegevens; betaalkaartgegevens worden rechtstreeks verwerkt door onze betalingsdienstaanbieder en zijn voor ons niet integraal zichtbaar.

Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaat-identificatoren, inlogtijden en logbestanden van uw activiteit binnen het Platform.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): het aanmaken en beheren van uw account, het verlenen van toegang tot het Platform en het garanderen van de werking ervan.

Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, waaronder facturatie.

Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): het bewaken van de veiligheid en stabiliteit van het Platform, fraudepreventie, het informeren van bestaande klanten over relevante updates van onze diensten, en de afwikkeling van de contractuele relatie en de onderbouwing of verdediging van rechtsvorderingen na afloop van de overeenkomst.

Toestemming (art. 6.1.a AVG): het verzenden van marketingcommunicatie en nieuwsbrieven, voor zover daarvoor wettelijk toestemming vereist is. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken, onder meer via de uitschrijflink in elke communicatie.

4. Ontvangers en subverwerkers

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen uw gegevens uitsluitend met betrouwbare dienstverleners die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering, en uitsluitend voor zover noodzakelijk:

onze betalingsdienstaanbieder, voor de afhandeling van betalingen;

onze hosting-, infrastructuur- en objectopslagpartners binnen de Europese Economische Ruimte;

aanbieders van EER-gebaseerde AI-infrastructuur voor de geautomatiseerde verwerking van documenten;

externe dienstverleners voor operationele ondersteuning, zoals e-maildistributie en analyse.

Met deze partijen sluiten wij waar vereist verwerkersovereenkomsten. De actuele lijst van subverwerkers is opgenomen in Bijlage A bij de Verwerkersovereenkomst en is op verzoek beschikbaar. Wij geven uw gegevens niet door buiten de EER, tenzij met passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V AVG.

5. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van de dataoverdracht via actuele TLS-encryptie, toegangscontrole en logging. Wij evalueren deze maatregelen periodiek.

6. Bewaartermijnen

Account- en bedrijfsgegevens: voor de duur van de overeenkomst en gedurende een periode van drie (3) jaar na de beëindiging ervan, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij de afwikkeling van de contractuele relatie en de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, waarna deze worden gewist, behoudens gegevens die onder de hieronder vermelde wettelijke bewaartermijnen vallen.

Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven (7) jaar.

Technische logbestanden: gedurende maximaal twaalf (12) maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor de veiligheid van het Platform of voor de vaststelling van rechten in rechte.

De bewaring en wissing van de dossiergegevens die wij namens u als verwerker verwerken, worden afzonderlijk geregeld in de Verwerkersovereenkomst en staan los van de hierboven vermelde termijnen.

7. Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

recht op inzage in uw persoonsgegevens;

recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;

recht op wissing, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;

recht op beperking van de verwerking;

recht op overdraagbaarheid van de door u verstrekte gegevens;

recht van bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en tegen direct marketing;

recht om een gegeven toestemming te allen tijde in te trekken.

U kunt uw rechten uitoefenen via info@vastly.be. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be).

8. Cookies en gelijkaardige technologieën

8.1 Het Platform maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën om correct te functioneren en de gebruikservaring te verbeteren.

8.2 Wij onderscheiden de volgende categorieën:

Strikt noodzakelijke en functionele cookies: deze zijn essentieel voor de technische werking van het Platform, zoals het behoud van uw sessie, taalvoorkeuren en de werking van het creditsysteem. Voor deze cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Analytische cookies: deze helpen ons het gebruik en de prestaties van het Platform te meten. Voor zover deze cookies niet strikt noodzakelijk zijn of gegevens verwerken die tot u herleidbaar zijn, plaatsen wij deze uitsluitend met uw voorafgaande toestemming, die u via de cookiebanner kunt beheren en intrekken.

8.3 U kunt cookies te allen tijde beheren of verwijderen via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van functionele cookies kan de goede werking van het Platform verhinderen.

9. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op het Platform. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via het Platform of per e-mail.